Buchhaltungssoftware für Freelancer und Freiberufler

Der Freelancer-Alltag in einer Software

Als Freelancer bist du Projektleitung, Vertrieb und Buchhaltung in einer Person. Eine Buchhaltungssoftware für Freelancer muss deshalb vor allem eines: den Weg vom ersten Angebot bis zum bezahlten Auftrag kurz halten. So sieht er in Numerato aus:

1. Angebot schreiben – in einem von mehreren Designs, mit deinem Logo, Rabatt und Skonto. Im Pro-Paket nimmt dein Kunde das Angebot per Klick in der Mail an.
2. Rechnung stellen – direkt aus dem Angebot, per Mail an den Kunden, mit eigener Signatur. Jede Rechnung gibt es zusätzlich als E-Rechnung im XML-Format.
3. Zahlung prüfen – im Pro-Paket importierst du Kontoauszüge als CSV, camt.053 oder MT940 und ordnest Zahlungseingänge den Rechnungen zu.
4. Nachfassen – das automatische Mahnwesen (Pro) meldet sich in drei Stufen, sobald eine Rechnung überfällig ist.
5. Ausgaben erfassen – Belege hochladen; mit der Belegerkennung (Pro) werden die Felder ausgelesen und vorbefüllt.
6. Jahresabschluss – Einnahmen und Ausgaben fließen in deine EÜR, die Auswertung siehst du nach Jahr.

Rechnungsprogramm für Freelancer: Projekte, Retainer, Gutschriften

Große Projekte mit Abschlagsrechnungen

Bei längeren Projekten willst du nicht bis zur Abnahme auf dein Geld warten. Mit Teil- und Abschlagsrechnungen rechnest du Meilensteine einzeln ab. Die Schlussrechnung verrechnet am Ende alle Abschläge sauber miteinander, sodass weder du noch dein Kunde nachrechnen müsst.

Wiederkehrende Leistungen mit Serienrechnungen

Wartungsverträge, Hosting, Social-Media-Betreuung oder ein monatliches Beratungskontingent: Mit Serienrechnungen im Pro-Paket werden solche Leistungen zum Termin automatisch abgerechnet.

Korrekturen ohne Chaos

Ausgestellte Rechnungen bleiben nach den GoBD-Grundsätzen unveränderbar. Ist doch einmal etwas falsch, korrigierst du über Storno oder Gutschrift – nachvollziehbar und ohne die Originalrechnung zu überschreiben.

Pflichtangaben auf deiner Rechnung

Damit dein Kunde die Vorsteuer ziehen kann, muss eine Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG unter anderem enthalten: deinen Namen und deine Anschrift sowie die des Kunden, deine Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Leistungszeitpunkt, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag – oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Arbeitest du als Kleinunternehmer, trägt Numerato statt der Umsatzsteuer den passenden Hinweis nach § 19 UStG ein.

Freiberufler oder Gewerbe: die EÜR passt für beide

Freiberufler nach § 18 EStG – etwa Texter, Designer, Entwickler, Übersetzer oder Berater – ermitteln ihren Gewinn in der Regel per Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Auch Gewerbetreibende dürfen die EÜR nutzen, solange sie die Grenzen für die Buchführungspflicht nicht überschreiten (derzeit 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn im Jahr). Genau für diese Gewinnermittlung ist Numerato gemacht. Wer bilanzieren muss, braucht ein anderes Programm – siehe Was Numerato nicht kann.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Viele Freelancer machen ihre Buchhaltung selbst und geben nur den Jahresabschluss ab. Dafür reicht oft der CSV-Export im Basic-Paket. Arbeitest du laufend mit einer Kanzlei, bietet Pro den DATEV-Export, die Zahlen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung und einen nur lesenden Zugang für den Steuerberater per Link und Einmalcode.

Basic oder Pro für Freelancer?

Basic (9,90 € im Monat) passt, wenn du überschaubar viele Kunden hast, Rechnungen und Angebote schreibst und deine Ausgaben selbst pflegst. Pro (18,90 € im Monat) lohnt sich, sobald Zahlungsabgleich, Mahnungen und wiederkehrende Rechnungen spürbar Zeit kosten oder dein Steuerberater direkt mitarbeitet. Beide Pakete sind monatlich kündbar; alle Unterschiede stehen im Preisvergleich, alle Funktionen auf der Seite Funktionen.