Buchhaltung für Kleinunternehmer – EÜR-Software mit § 19 UStG

Die Kleinunternehmerregelung kurz erklärt

Wer wenig Umsatz macht, kann sich nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreien lassen. Seit 2025 gelten dafür diese Grenzen: Der Umsatz im Vorjahr darf höchstens 25.000 € betragen haben, und im laufenden Jahr darf er 100.000 € nicht übersteigen. Wird die 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr überschritten, endet die Regelung sofort ab diesem Umsatz.

Als Kleinunternehmer weist du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus, musst sie nicht ans Finanzamt abführen und gibst keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab. Im Gegenzug kannst du dir die Vorsteuer aus deinen Einkäufen nicht erstatten lassen. Ob sich die Regelung für dich lohnt, hängt von deinen Kunden und Ausgaben ab – das klärst du am besten mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.

Rechnungen schreiben als Kleinunternehmer

Seit 2025 gelten für Kleinunternehmer vereinfachte Rechnungsanforderungen (§ 34a UStDV). Enthalten sein müssen mindestens Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, das Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, der Betrag und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, etwa: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Steuernummer anzugeben ist trotzdem sinnvoll – für deine eigene Ordnung und für Kunden, die sie erwarten.

In Numerato schaltest du den Kleinunternehmer-Modus ein. Rechnungen und Angebote tragen dann automatisch den passenden Hinweis statt der Umsatzsteuer. Du wählst aus mehreren Designs, setzt dein Logo ein und verschickst Rechnungen direkt per Mail. Rabatt, Skonto, Storno und Gutschrift funktionieren genauso wie bei umsatzsteuerpflichtigen Rechnungen.

EÜR-Software: Einnahmen und Ausgaben sauber erfassen

Kleinunternehmer ermitteln ihren Gewinn in aller Regel mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG. Das Prinzip ist einfach: Gewinn ist, was an Einnahmen übrig bleibt, nachdem die Ausgaben abgezogen sind. Gezählt wird, wann das Geld tatsächlich fließt (Zufluss- und Abflussprinzip), nicht wann die Rechnung geschrieben wurde.

• Einnahmen entstehen in Numerato aus deinen Rechnungen.
• Ausgaben erfasst du mit dem zugehörigen Beleg – Software, Arbeitsmittel, Fahrtkosten, Fortbildung.
• Die Auswertung zeigt dir Einnahmen und Ausgaben nach Jahr, als Grundlage für deine Steuererklärung.
• Der CSV-Export gibt dir oder deinem Steuerberater die Zahlen in einem offenen Format.

Tipp: Lade Belege direkt nach dem Kauf hoch, statt sie bis zum Jahresende zu sammeln. Im Pro-Paket liest die Belegerkennung die Felder aus und befüllt sie vor.

E-Rechnung als Kleinunternehmer

Kleinunternehmer sind von der Pflicht ausgenommen, E-Rechnungen auszustellen. Empfangen können musst du sie trotzdem, denn Lieferanten dürfen dir E-Rechnungen schicken. Viele Geschäftskunden bevorzugen strukturierte Rechnungen ohnehin – mit Numerato gibt es jede Rechnung zusätzlich als E-Rechnung im XML-Format. Mehr dazu auf der Seite E-Rechnung Software.

Wenn du die Grenze überschreitest

Wächst dein Geschäft über die Kleinunternehmergrenze hinaus, musst du Umsatzsteuer ausweisen und Voranmeldungen abgeben. Du musst dafür nicht das Programm wechseln: Numerato funktioniert auch mit Umsatzsteuer, und das Pro-Paket berechnet die Zahlen für deine Umsatzsteuer-Voranmeldung und bietet einen DATEV-Export für deinen Steuerberater.

Welches Paket für Kleinunternehmer?

Für die meisten Kleinunternehmer reicht Basic für 9,90 € im Monat: Rechnungen, Angebote, Kunden, E-Rechnung, EÜR mit Ausgaben und Belegen, Kleinunternehmer-Modus und CSV-Export. Pro für 18,90 € im Monat lohnt sich, wenn du Bankimport, Mahnwesen, Serienrechnungen oder die Belegerkennung nutzen willst. Bist du Freelancer mit wiederkehrenden Aufträgen, sieh dir auch die Serienrechnungen an. Alle Unterschiede stehen im Preisvergleich.