E-Rechnung Software für Selbstständige und kleine Betriebe

E-Rechnungspflicht: was gilt für wen?

Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung zwischen Unternehmen in Deutschland schrittweise Pflicht. Betroffen sind Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt in der Regel ein E-Mail-Postfach.
• Bis 31. Dezember 2026: Übergangszeit – Papierrechnungen und PDF-Rechnungen sind beim Ausstellen noch zulässig.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Für alle anderen bleiben Papier und PDF noch ein Jahr erlaubt.
• Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zum Ausstellen gilt grundsätzlich für alle inländischen B2B-Rechnungen.

Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und für Kleinunternehmer nach § 19 UStG, die keine E-Rechnungen ausstellen müssen – empfangen müssen aber auch sie. Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung; für deinen Einzelfall frag deine Steuerberaterin oder deinen Steuerberater.

XRechnung, ZUGFeRD, CII: die Formate kurz erklärt

Eine E-Rechnung ist kein hübsches PDF, sondern ein strukturierter Datensatz, den die Buchhaltung des Empfängers automatisch auslesen kann. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931. Sie erlaubt zwei technische Schreibweisen (Syntaxen): UBL und CII.

• XRechnung ist der deutsche Standard auf Basis der EN 16931. Sie ist eine reine XML-Datei und kann in UBL oder CII geschrieben sein. Öffentliche Auftraggeber verlangen sie häufig.
• ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF, in das eine XML-Datei in CII-Syntax eingebettet ist. Ab dem Profil EN 16931 gilt es ebenfalls als E-Rechnung.
• Ein reines PDF – auch per Mail verschickt – ist dagegen keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

So erstellst du E-Rechnungen mit Numerato

Du schreibst deine Rechnung wie gewohnt: Kunde auswählen, Positionen erfassen, bei Bedarf Rabatt oder Skonto eintragen. Numerato erzeugt daraus zusätzlich die E-Rechnung als XRechnung in CII-Syntax nach EN 16931. Du lädst sie als XML herunter, dazu gibt es die PDF-Ansicht für deine Unterlagen. Rechnungen verschickst du direkt aus der Software per Mail an deinen Kunden.

Das gilt auch für Teil-, Abschlags- und Schlussrechnungen, für Storno und Gutschrift. Ausgestellte Belege bleiben nach den GoBD-Grundsätzen unveränderbar. Die E-Rechnung ist in beiden Paketen enthalten – ohne Aufpreis und ohne Zusatzmodul.

E-Rechnungen empfangen und ablegen

Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach, über das deine Lieferanten dir Rechnungen schicken können. Wichtig ist, dass du die XML-Datei als Original aufbewahrst – sie ist der eigentliche Beleg, nicht eine daraus erzeugte Ansicht. Deine Ausgaben erfasst du in Numerato mit Beleg, sodass sie in deiner EÜR landen.

Checkliste: bereit für die E-Rechnung?

1. Ein Postfach festlegen, an das Lieferanten E-Rechnungen schicken.
2. Klären, ob dein Umsatz über oder unter 800.000 € liegt – davon hängt ab, ob du ab 2027 oder ab 2028 ausstellen musst.
3. Rechnungsprogramm wählen, das E-Rechnungen nach EN 16931 erzeugt.
4. Deine Firmendaten, Steuernummer bzw. USt-IdNr. und Bankverbindung vollständig hinterlegen – strukturierte Rechnungen brauchen saubere Stammdaten.
5. Die Kundendaten prüfen, besonders bei öffentlichen Auftraggebern.